En los últimos años, muchas empresas han implementado un canal de denuncias para mostrarse más transparentes y aumentar la confianza. Este tipo de canales permiten que los empleados denuncia aquellas conductas inapropiadas o ilegales sin temor a represalias. No obstante, es necesario que el canal interno de denuncias garantice la privacidad de los denunciantes para que sea efectivo.
En este artículo te vamos a explicar qué debes tener en cuenta para cumplir con las normas de privacidad y protección de datos.
Confidencialidad
Garantizar la confidencialidad es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta en un canal de denuncias.
Es fundamental que el empleado pueda elegir entre realizar la denuncia de forma anónima o no. Además, se deben tomar medidas para evitar que se pueda identificar el denunciante. Para ello se puede utilizar un software de enmascaramiento de direcciones IP o eliminar toda aquella información que pueda revelar la identidad del informante.
Acceso restringido
El acceso a la información proporcionada a través del canal de denuncias debe estar restringido para que solo puedan acceder a ella las personas autorizadas. Para impedir que nadie no autorizado acceda a la información, recomendamos utilizar contraseñas y autenticación de usuarios, así como el cifrado de datos.
Cumplimiento normativo
Es fundamental que el canal interno de denuncias cumpla con las normativas de privacidad y protección de datos que están en vigor en el país donde opera la empresa. Se deben tener en cuenta las leyes y regulaciones de protección de datos personales. Además de tomar medidas para garantizar que la información se trate de acuerdo con estas normas.
La política de privacidad y protección se debe mantener actualizada para cumplir con las regulaciones y normas actuales.
Almacenamiento seguro de datos
Toda la información que se recopila con el canal de denuncias se debe almacenar de forma segura para protegerla contra el acceso no autorizado. Los datos tienen que almacenarse en servidores seguros y cifrados para evitar su manipulación, pérdida o robo.
Captación y conciencia
Las medidas de seguridad implementadas deben garantizar la integridad de los datos y la disponibilidad de estos en caso de necesidad.
Los empleados deben ser conscientes de lo importante que es mantener la privacidad y la confidencialidad de las denuncias. Estos deben conocer las normativas y regulación de privacidad y protección de datos.
Es recomendable que se les enseña a manejar de la manera correcta toda la información recopilada.